POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL FONDO
DE EMPLEADOS DE LOS TRABAJADORES Y PENSIONADOS
DE ECOPETROL S.A. “CAVIPETROL”

1. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Teniendo en cuenta la naturaleza jurídica y el objeto social del FONDO DE EMPLEADOS DE LOS
TRABAJADORES Y PENSIONADOS DE ECOPETROL S.A. “CAVIPETROL”, las actividades y servicios
prestados a sus asociados, entre estos el otorgamiento de créditos y financiación para compra de bienes, la
presente política de tratamiento ha sido desarrollada teniendo en cuenta lo dispuesto por la Ley Estatutaria
1266 de 2008 y la Ley Estatutaria 1581 del año 2012 referentes a la Protección de Datos personales, la
normatividad complementaria y reglamentaria, las cuales serán aplicables a las bases de datos y/o archivos
que contengan datos personales objeto de tratamiento por CAVIPETROL de acuerdo con las finalidades
establecidas en la presente política.

2. OBJETIVO

La presente Política establece las directrices generales para la protección y el tratamiento de datos personales
al interior de EL FONDO DE EMPLEADOS DE LOS TRABAJADORES Y PENSIONADOS DE ECOPETROL
S.A. – CAVIPETROL, permitiendo de esta manera fortalecer el nivel de confianza entre Responsables y Titular
con relación al tratamiento de su información; informar al Titular de sus derechos, las finalidades y
transferencias a que son sometidos sus datos personales y los mecanismos y formas para el ejercicio de sus
derechos, entre estos las consultas y reclamos de los titulares de los Datos Personales sobre los que
CAVIPETROL realiza el tratamiento.

3. ALCANCE

Esta Política de Protección de Datos Personales será aplicada a todas las Bases de Datos y/o Archivos, físicos
y digitales, que incluyan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de CAVIPETROL, sus
representantes, directivos, empleados y a aquellos contratistas y terceros que como encargados realicen el
Tratamiento a dichos datos por cuenta y en nombre de CAVIPETROL, como Responsable del tratamiento de
Datos Personales.

4. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

El Responsable del Tratamiento de Datos Personales es la persona natural o jurídica, pública o privada que
por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o tratamiento de los datos. Que para
efectos de la presente política es:
NOMBRE: FONDO DE EMPLEADOS DE LOS TRABAJADORES Y PENSIONADOS DE ECOPETROL S.A.– CAVIPETROL.
NIT: 860.006.773-2
DOMICILIO: Carrera 13 No 37- 31 Piso 1, Bogotá D. C.
DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: https://www.cavipetrol.com/
CORREO ELECTRÓNICO: servicio.cliente@cavipetrol.com
TELÉFONO: Contact Center, línea nacional 01 8000 180 434

5. DEFINICIONES
Con el objeto de facilitar la lectura y comprensión de la presente Política de Tratamiento de Datos, a
continuación, se establecen las definiciones relativas a conceptos específicos de la protección de datos en
general:

• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al
Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se informa acerca de la
existencia de las políticas de Tratamiento de la información que le serán aplicables, la forma de
acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

• Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el
tratamiento de datos personales.

• Base de datos: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento,
electrónico o no, cualquiera que sea la modalidad de su formación, almacenamiento, organización
y acceso.

• Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona.

• Dato personal: Es cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una
o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos
públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión y oficio y a
su calidad de comerciante o servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar
contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y
sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan a la intimidad del Titular o
cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen
racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier
partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así
como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del
Tratamiento.

• Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que
se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.

• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o tratamiento de datos.

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del
Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales
a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro
o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un
Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

• Tratamiento de datos Personales: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

6. PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES EN MATERIA DE DATOS PERSONALES

En materia de protección de datos personales se aplicaran los siguientes principios rectores:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la
presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás
disposiciones que la desarrollen.

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la
Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso
e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa
autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa,
exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales,
incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener
del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin
restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan
de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En
este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las
personas previstas en la presente ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros
medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para
brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente
ley.

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento
o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas
técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros
evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos
personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la
información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el
Tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello
corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la
misma.

7. BASES DE DATOS Y FINALIDADES

CAVIPETROL en el desarrollo de su actividad procede al tratamiento, o lo que es lo mismo, la recolección,
almacenamiento, uso, circulación o supresión de una serie de datos personales relativos a los asociados,
clientes, empleados, proveedores entre otros. Dichos datos personales son tratados a través de una serie de
bases de datos destinadas, en todo caso, a finalidades legítimas de acuerdo con la Constitución y la Ley.
A continuación, se identifican tales bases de datos, junto con las finalidades asignadas a cada una de ellas:

7.1. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE ASOCIADOS

CAVIPETROL recolecta los datos personales de sus Asociados y los almacena en una base de datos la cual es
calificada por la entidad como de reserva y solo será revelada con la expresa autorización del Titular o cuando
una autoridad competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los Asociados de CAVIPETROL serán:

a) Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de Asociado;

b) Enviar invitaciones a eventos programados por el Fondo y en general contactar al Asociado;

c) Emitir certificaciones relativas a la relación del Titular del dato con CAVIPETROL;

d) Enviar información de interés a sus Asociados con respecto a los servicios prestados por CAVIPETROL;

e) Realizar el estudio de crédito del Asociado al momento de solicitar un crédito con CAVIPETROL;

f) Otorgar créditos a solicitud del Asociado;

g) Realizar gestión de cobro en caso de mora del cumplimiento de las obligaciones crediticias adquiridas
con el Fondo.

h) Realizar los reportes a las Centrales de Riesgo por el incumplimiento de las obligaciones crediticias
adquiridas con el Fondo.

i) Aplicar los beneficios que CAVIPETROL otorga a sus Asociados;

j) Gestión Contable y Fiscal

k) Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los Asociados,
y las exigidas por CAVIPETROL.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que la persona sea
Asociado y que exijan las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la
información.

7.2. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE TRABAJADORES.

CAVIPETROL recolecta los datos personales de sus Trabajadores, los cuales son calificados por el Fondo como
de reserva, y solo serán revelados con la expresa autorización del Titular o cuando una autoridad competente lo
solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados de CAVIPETROL, serán:

a) Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, o bien las
Órdenes que impartan las autoridades colombianas competentes;

b) Permitir el acceso a las instalaciones y dependencias de CAVIPETROL.

c) Emitir certificaciones relativas a la relación del Titular del dato con el Fondo.

d) Fines estadísticos o históricos.

e) Cumplir con las obligaciones impuestas a CAVIPETROL, como empleador, en relación con las normas
de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo (SG-SST).

f) Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores;

g) Desarrollar y aplicar el proceso disciplinario.

h) Contactar en casos de emergencia.

i) Consultar memorandos o llamados de atención.

j) Gestión Contable y Fiscal.

k) Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios
Trabajadores.

Así mismo CAVIPETROL almacena datos personales que hayan sido obtenidos en desarrollo del proceso de
selección de sus empleados, en una base de datos la cual es de carácter reservada y solo serán revelados con
la expresa autorización del Titular o cuando una autoridad competente lo solicite.

A la base de datos de los trabajadores solo tendrá acceso y será tratada por el área de Talento Humano, con la
finalidad de administrar la relaciona contractual entre CAVIPETROL y el trabajador, así mismo a la base de datos
generada en los procesos de selección se tendrá acceso y se realizará el tratamiento por la misma área, con el
fin de administrar los procesos de selección de personal para las vacantes que se presenten en CAVIPETROL.

Terminada la relación laboral, CAVIPETROL procederá a almacenar todos los datos personales que haya
obtenido del proceso de selección y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral puede contener datos de carácter sensible. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a veinte (20) años contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

7.3. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE PROVEEDORES

CAVIPETROL recolecta los datos personales de sus Proveedores y los almacena en una base de datos, la
cual es calificada por la entidad como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del Titular o
cuando una autoridad competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los Proveedores de CAVIPETROL serán:

a) Realización de gestiones para las etapas pre-contractual, contractual y pos-contractual.

b) Grabación de reuniones para el cumplimiento del objeto contractual.

c) Gestión Contable y Fiscal.

d) Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios
Proveedores.

CAVIPETROL solo recaudará de sus Proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos
para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. La recolección de los datos
personales de empleados de los Proveedores por parte de CAVIPETROL tendrá en todo caso como finalidad
verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados; es decir, una vez verificado este requisito
CAVIPETROL devolverá tal información al Proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación
o sea necesaria para el cumplimiento del objeto contractual, como cuando dichos dependientes del Proveedor
deban desarrollar sus funciones dentro de las instalaciones de CAVIPETROL.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que la persona
sea Proveedor del Fondo y cinco (5) años más, contados a partir de su recolección de acuerdo con las
circunstancias legales, contractuales o comerciales que hacen necesario el manejo de la información.

7.4. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE DELEGADOS DE LA ASAMBLEA GENERAL

CAVIPETROL recolecta los datos personales de los Delegados de la Asamblea General y los almacena en una
base de datos, la cual es calificada por la entidad como de reserva, y solo será revelada con la expresa
autorización del Titular o cuando una autoridad competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los Delegados de la Asamblea General
CAVIPETROL serán:
a) Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de Delegado;

b) Notificar y comunicar información que de acuerdo con sus funciones y el Estatuto le sean competentes.

c) Requerir para los asuntos que en desarrollo de sus funciones como Delegados deban conocer y atender.

d) Enviar invitaciones a eventos programados por el Fondo y en general contactar al Delegado;

e) Emitir certificaciones relativas a su calidad de Delegado de la Asamblea General de CAVIPETROL;

f) Enviar información de interés a sus Delegados con respecto a las funciones que estos desarrollan de
conformidad con el Estatuto y la ley;

g) Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios
Delegados.

CAVIPETROL recolecta los datos personales de los miembros de los Cuerpos Colegiados de CAVIPETROL,
esto es los integrantes de la Junta Directiva y del Comité de Control Social, y los almacena en una base de
datos, la cual es calificada por la entidad como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del
Titular o cuando una autoridad competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los miembros de los Cuerpos Colegiados
de CAVIPETROL serán:

a) Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de miembro de los Cuerpos
Colegiados;

b) Notificar y comunicar información que de acuerdo con sus funciones y el Estatuto le sean competentes.

c) Requerir para los asuntos que en desarrollo de sus funciones como miembros de los Cuerpos
Colegiados deban conocer y atender.

d) Enviar invitaciones a eventos programados por el Fondo y en general contactar a los miembros de los
Cuerpos Colegiados;

e) Emitir certificaciones relativas a su calidad de miembros de los Cuerpos Colegiados de CAVIPETROL;

f) Enviar información de interés a sus miembros de los Cuerpos Colegiados con respecto a las funciones
que estos desarrollan de conformidad con el Estatuto y la ley;

g) Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios
miembros de los Cuerpos Colegiados de CAVIPETROL.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a veinte (20) años contados
a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o estatutarias que hacen necesario el manejo de la información.

7.6. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN EL REGISTRO DE VIDEOVIGILANCIA

CAVIPETROL, recolecta los datos biométricos contenidos en sus Cámaras de Vigilancia y los almacena en
una base de datos la cual es calificada por la entidad como de reserva, y solo será revelada con la expresa
autorización del Titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales contenidos en las Cámaras de Vigilancia de
CAVIPETROL serán:

a) Garantizar la seguridad en los ambientes laborales.

b) Para fines de protección de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren en Éstas. Esta
información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso, ante cualquier autoridad
y organización con sujeción a las normas aplicables.

c) Controlar el ingreso, permanencia y salida de asociados, empleados, proveedores y visitantes en las
instalaciones de la entidad.

Para cumplir con el deber de información que le corresponde a CAVIPETROL, como administrador de datos
personales, la entidad implementará Avisos de Privacidad en las zonas en donde se realice la captura de
imágenes que impliquen tratamiento de datos personales, respetando y protegiendo el derecho a la intimidad
personal.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de quienes ingresan a las instalaciones de
CAVIPETROL, serán:

a) Cumplir con las obligaciones impuestas a CAVIPETROL, como empleador, en relación con las normas
de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo (SG-SST).

b) Realizar el control de las personas que ingresan y salen de las instalaciones de CAVIPETROL.

c) Asegurar el ingreso a las instalaciones de la organización a personas que cuentan con la autorización
de libre tránsito y restringir el paso a aquellas personas que no estén autorizadas.

d) Mejorar los niveles de seguridad de la organización.

e) Verificación de información de ingreso en caso de ser solicitado por autoridad competente.

f) Reacción frente a incidentes de seguridad.

g) Identificación de las personas que se encuentran dentro de las instalaciones de la empresa en caso de
presentarse una emergencia.

h) Verificar el cumplimiento de los protocolos de bioseguridad dictados por el Gobierno Nacional y
adoptaos por CAVIPETROL.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a un (1) año contado a partir
de su recolección, de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo
de la información.

7.8. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD

CAVIPETROL realiza Tratamiento de Datos Personales de menores de edad, los cuales provienen de la
relación del grupo familiar de los Asociados y los Trabajadores de CAVIPETROL. Por este motivo, el Fondo
dará especial cuidado frente a las medidas que se hagan necesarias para resguardar y garantizar en todo
tiempo el respeto de los derechos de los niños, niñas y adolescentes. En todo caso, el Fondo recolectará cuando
corresponda la respectiva autorización para su tratamiento, teniendo siempre como principal finalidad el interés
superior del menor y el respeto a sus derechos.

Dicha autorización será otorgada por el representante legal del menor, previo ejercicio del menor a su derecho
a ser escuchado y su opinión será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad.

8. DATOS DE NAVEGACIÓN
El sistema de navegación y el software necesarios para el funcionamiento de este sitio web recogen algunos datos personales, cuya transmisión se halla implícita en el uso de los protocolos de comunicación de Internet.

Dicha información no se obtiene para ser asociada a usuarios identificados, pero por su propia naturaleza podría, a través de su asociación con datos de terceros, permitir la identificación de los mismos. En esta categoría de datos se encuentran la dirección IP o el nombre de dominio del ordenador utilizado por el usuario para conectarse al sitio web, la dirección URL del recurso solicitado, la hora y otros parámetros relativos al sistema operativo del entorno informático del usuario.

Estos datos se utilizan con la exclusiva finalidad de obtener información estadística anónima sobre el uso del sitio web o controlar el correcto funcionamiento técnico del sitio web y se cancelan inmediatamente después de su verificación.

9. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de Datos Personales gozarán de los siguientes derechos, y de aquellos que les otorgue la Ley:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente Ley;

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia Financiera de Colombia o la Superintendencia de Industria y Comercio, según corresponda, quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia Financiera de Colombia o la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Estos derechos son considerados de carácter personal, es decir, solo podrán ser ejercidos por las siguientes personas:

• Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición Cavipetrol (Responsable de los datos).
• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
• Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

9.1. CONSULTAS

El Titular de Datos Personales podrá hacer ejercicio de sus derechos contactándose con la entidad a través de comunicación escrita dirigida al área de Servicio al Cliente. La comunicación podrá ser enviada al siguiente correo electrónico servicio.cliente@cavipetrol.com, a través de comunicación escrita radicada en la dirección Carrera 13 No 37-31 Piso 1, de la ciudad de Bogotá o en las oficinas de atención de CAVIPETROL a nivel nacional.

La solicitud o comunicación dirigida a Cavipetrol deberá contener los siguientes requisitos:

• Nombre y apellidos del Titular.
• Fotocopia del documento de identidad del Titular o de la persona que lo representa, así como del documento donde se autoriza dicha representación.
• Petición en que se concreta la solicitud (consulta/acceso).
• Dirección para el envío de notificaciones, fecha y firma del solicitante.
• Documentos que respalden la petición que se formula, en caso de requerirse.

Una vez recibida la solicitud, CAVIPETROL resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de 10 (diez) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al titular, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9.2. QUEJAS Y RECLAMOS

Se entiende por:

• Reclamo de corrección, el derecho del titular a que se modifiquen aquellos datos que resulten ser inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Reclamo de supresión, el derecho del titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

• Reclamo de revocación, el derecho del titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales.

• Reclamo de infracción, el derecho a solicitar que se proceda a la subsanación del incumplimiento de la normativa en materia de protección de datos.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta Ley, podrán presentar un reclamo ante CAVIPETROL, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

• El reclamo se formulará mediante comunicación escrita dirigida a CAVIPETROL, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo o solicitud, la dirección de notificación y los documentos que considere que soportan su solicitud. En caso de actuar por medio de apoderado, debe adjuntarse documento que soporte dicho acto.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que CAVIPETROL reciba un Reclamo del cual no sea competente para resolver, el Fondo dará traslado a quien efectivamente corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al Titular.

• Una vez recibido el reclamo completo, el Fondo incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. El Fondo conservará dicha leyenda en el dato objeto de discusión hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, CAVIPETROL informará al Titular los motivos de la demora y la nueva fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9.3. PETICIÓN DE ACTUALIZACIÓN Y/O RECTIFICACIÓN

CAVIPETROL rectificará y actualizará, a solicitud del Titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el Titular deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos por el Fondo, indicando la actualización y rectificación del dato y a su vez deberá aportar la documentación que soporte tal petición.

9.4. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO

El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual.

Así también el Titular tiene derecho a solicitar en todo momento a CAVIPETROL la supresión o eliminación de sus datos personales cuando:

• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.
• Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos.

Tal supresión implica la eliminación, bien sea de manera total o parcial, de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por CAVIPETROL.

El derecho de cancelación no es absoluto y, por lo tanto, CAVIPETROL podrá negar la revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales en los siguientes casos:

• El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

9.5. REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD

El Titular o su causahabiente solo podrá presentar queja ante la Superintendencia Financiera o ante la Superintendencia de Industria y Comercio, según corresponda, una vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante el Fondo.

10. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1266 de 2008 y la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por regla general, en el Tratamiento de Datos de carácter Personal CAVIPETROL recolectará la autorización previa e informada del Titular, la cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

11. EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

12. DEBERES DE CAVIPETROL COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

CAVIPETROL como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes:

a) Garantizar al Titular en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.

b) Solicitar y conservar en las condiciones previstas en la Ley copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley Estatutaria 1266 de 2008 y Ley Estatutaria 1581 de 2012.

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos.

l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia Financiera de Colombia y la Superintendencia de Industria y Comercio, como entes de control en el cumplimiento de Hábeas Data.

13. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

El Fondo actualmente no realiza Transmisión o Transferencia internacional de Datos Personales. En el evento que la entidad decida realizar la Transferencia o Transmisión internacional de Datos Personales, además de contar con la autorización expresa e inequívoca por parte del Titular, CAVIPETROL se asegurará de que el país al que sean transferidos o transmitidos los datos proporcione niveles adecuados de protección de datos, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los fijados en Colombia por la Ley Estatutaria 1266 de 2008 y Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios o complementarios.

14. SEGURIDAD Y PROTECCIÓN

CAVIPETROL, teniendo en cuenta el principio de seguridad regulado por la LEPD, tiene implementadas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Por otra parte, Cavipetrol, a través de la suscripción de los contratos, solicita a los encargados del tratamiento (proveedores) con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad requeridas para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.

15. MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS

La entidad se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento. Sin embargo, toda modificación será comunicada de forma oportuna a los Titulares de los Datos Personales a través de los medios habituales de contacto o a través de su página web: https://www.cavipetrol.com/ con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia.

En el evento que un Titular no esté de acuerdo con las nuevas Políticas y con razones válidas que se constituyan en una justa causa para no continuar con la autorización para el tratamiento de datos personales, el Titular podrá solicitar al Fondo el retiro de su información a través de los canales indicados en el capítulo 12. Sin embargo, los Titulares no podrán solicitar el retiro de sus datos personales cuando CAVIPETROL tenga un deber legal o contractual de tratar los datos.

16. VIGENCIA
La presente política de protección de datos personales entra a regir a partir de su publicación en la página web de CAVIPETROL.

¿Necesitas comunicarte con nosotros?

Contáctanos a través de nuestros canales de servicio al cliente